Actuellement avec l’ère de la digitalisation, toute entreprise souhaitant rester concurrentielle devra utiliser les outils et supports offerts par Internet. Parmi ces outils digitaux, on peut citer la signature électronique. Ayant la même valeur juridique qu’une signature manuelle, cette e-apposition facilite grandement la validation des documents administratifs (contrats, baux, etc.) à distance. Mais en quoi consiste cette méthode et quels sont ses avantages ?
La signature électronique : au cœur des innovations digitales
Représentant un atout considérable pour les entreprises qui veulent dématérialiser leur service, la signature électronique est pour un document numérique, et la signature manuscrite est pour un document en papier. Réalisée à partir d’un logiciel spécifique, elle permet d’obtenir l’approbation d’un client à distance, sans que ce dernier soit obligé de se rendre dans les locaux de l’entreprise afin de s’engager à un contrat ou un arrangement.
Cette
signature en ligne permet notamment d’émarger tous types de fichiers (Word, PDF, etc.). De plus, elle utilise une technique cryptographique particulière (difficile à fausser), garantissant l’authenticité de l’apposition. Ayant une valeur légale, la signature électronique peut par ailleurs être admissible comme preuve en cas de litige ou de contrôle.
Sécurisez vos documents grâce à la signature électronique
Pour commencer, il faut noter que la signature électronique n’est pas un scan de la signature manuelle, raison pour laquelle elle possède une valeur juridique et recevable. Sa réalisation est en outre strictement régie par la règlementation européenne eIDAS ainsi, elle peut utiliser par toutes les entreprises souhaitant proposer des prestations reconnues dans la zone euro.
Étant protégée par diverses dispositions, cette apposition numérique garantit l’intégrité du contrat signé et facilite l’identification des signataires. Aussi, son contenu ne peut être modifié sans l’accord de ces derniers. De plus, la signature ne peut être en aucun cas falsifiée ou usurpée ce qui est gage de sécurité aussi bien pour l’entreprise que le client. En gros, cette
innovation technologique garantit des transactions en ligne sécurisées, équitables et conformes aux règlements.
La signature électronique pour simplifier l’archivage des paperasses
Pour les entreprises, l’utilisation de l’apposition numérique facilite certainement le classement des nombreux documents à archiver. Tout d’abord, les fichiers seront conservés sous format digital, notamment dans un disque dur ou un serveur, ce qui limite l’encombrement et l’entassement de paperasses dans les bureaux.
Leur gestion se trouve également simplifiée puisque les documents pourront être triés, catégorisés, sélectionnés et vus par différents utilisateurs. D’ailleurs, il est même possible de s’envoyer les contrats par e-mail, ce qui représente un gain de temps considérable. Ceci dit, il vaut mieux renforcer la sécurité de votre système pour éviter tout risque de cyber-attaque.